U jeku digitalizacije dokumenata i prednosti koje ona donosi organizaciji poslovanja, sve je više zagovornika ukidanja papirnate dokumentacije.

Premda, još je uvijek realnost takva da su mnogi uredi ‘ovisni’ o papiru. Naime, prema američkom ITProPortalu, brojne organizacije smatraju da je „papir koristan; osim što je fizički zapis dokumenta, događaja ili informacija, možemo ga pročitati, označiti, dokazati nešto s njime i podijeliti s drugima. Možemo ga pohraniti s drugim sličnim dokumentima… Ujedno, taktilno iskustvo čitanja na papiru može nam pomoći da se krećemo po dugim tekstovima na intuitivan i učinkovit način – nešto što je teško replicirati na ekranu“.

Međutim, dugoročno gledano, trend smanjenja papira otvara nove prostore, a ovisnost o papiru polako jenjava. Svjetsko istraživanje o napretku, koje je proveo AIIM, pokazalo je kako je dvije trećine ispitanika uočilo porast digitalizacije i smanjenje papirologije u njihovoj organizaciji, dok je polovica uočila kako se u njihovoj tvrtki smanjila potrošnja papira.

Koje konkretne napretke tvrtka može postići pridruživanjem transformacije iz fizičkog u online ili mobilni format?

1/ Višekanalno snimanje

Snimanje dokumenata i podataka na mjestu nastanka obično je početak eliminacije papira koji preplavljuje tvrtke. Osim brige za okoliš, najveći pokretač skeniranja i prikupljanja podataka poboljšana je mogućnost pretraživanja i dijeljenja. Kako bi to postigle, organizacije koriste optičko prepoznavanje znakova (OCR) s mogućnošću snimanja nestrukturiranih podataka kao što je rukopis.
Sve je više tvrtki usredotočeno na korištenje mobilnih aplikacija za pokretanje i usluge podrške, kao što je fotografiranje vozačke dozvole i njezino slanje putem mobilne aplikacije banke za otvaranje novog računa. AIIM je otkrio da je 39 posto ispitanika u fazi planiranja mobilnih projekata.

2/ Upravljanje sadržajem poduzeća

Softver za upravljanje sadržajem u poduzeću (ECM) pomaže poduzećima usmjeravati i kontrolirati cijeli životni ciklus dokumenata, videa i drugih oblika sadržaja nakon što se snime elektroničkim putem – bilo da se nalaze u prostorijama ili u oblaku. ECM pomaže organizacijama da smanje udio papirologije s preciznim informacijama koje su radnicima potrebne u trenutku.

3/ Tehnologija e-potpisa

Potpisi kupaca gotovo su univerzalni element poslovnog angažmana i često su razlog zašto ljudi trebaju ispisivati ​​dokumente čak i kada ih prime elektroničkim putem. No, “mokri” potpis, fizički napisan tintom, postaje sve manje potreban kako elektronički potpisi postaju sve prihvaćeniji. Upotreba e-potpisa raste u brojnim industrijama koje nastoje smanjiti upotrebu papira kako bi optimizirali procese i korisničko iskustvo, kao što su hipotekarni krediti, police osiguranja i bankarske usluge.

Prema AIIM-u, 79 posto organizacija slaže se da bi sva poduzeća trebala imati mehanizam e-potpisa. Uz e-potpise, ne samo da se smanjuje potrošnja papira, već se i procesi potpisivanja skraćuju za čak 90 posto – u odnosu na praksu potpisivanja koja ponekad traje ne satima nego i danima.

4/ Pametne platforme za automatizaciju procesa i pametni tijekovi rada

Iako je većina organizacija poduzela nekoliko koraka prema procesima bez papirologije, moraju prijeći kilometre u modernizaciji svojih najkritičnijih poslovnih procesa. Temeljni sustavi koji još uvijek pokreću većinu poduzeća nisu bili dizajnirani za brzinu, suradnju, prilagodljivost i mogućnosti samoposluživanja koje su potrebne da bi se zadovoljili današnji kupci.

To je primarni razlog zašto se progresivne organizacije okreću platformama aplikacija pametnih procesa (SPA). SPA platforme nude višekanalno snimanje i izlaz, upravljanje procesima, tijek rada, suradnju i djelotvoran uvid u procese na jednoj jedinstvenoj platformi. SPA-ovi se mogu integrirati s postojećim sustavima i adaptirati uz postojeća ulaganja u tehnologiju. Spajanjem različitih tehnologija u modernu, ujedinjenu platformu, tvrtke mogu u potpunosti digitalizirati informacijski intenzivne poslovne procese usmjerene potrebama klijenata, kao što su obveze prema dobavljačima, hipoteke, uključivanje novih klijenata i potraživanja…

5/ Brzi rezultati procesa rada

Organizacije žele brze rezultate svojih ulaganja. Prema AIIM-u, 84 posto organizacija koje su uložile u optimizaciju procesa i tijek rada dobilo je povrat uloženih sredstava u manje od 18 mjeseci.

CMS Wire navodi da je proces smanjenja ili uklanjanja papirologije samo početak. Digitalizacijom svih kritičnih, prema van okrenutih poslovnih procesa, tvrtke mogu poboljšati vidljivost procesa, postići operativnu izvrsnost, povećati angažman kupaca i postići poslovnu agilnost. I spasiti se od gomilanja hrpe papira do kraja mjeseca!